Immer wieder muss ich mit Erschrecken feststellen, dass viele Leute ein vollkommen falsches Verständnis von der One Voice Policy haben. In diesem Beitrag will ich nun Klarheit über die Begrifflichkeit schaffen, gleichzeitig aber auch darlegen, wie die One Voice Policy zu mehr Klarheit in der Kommunikation verhelfen kann.

Die One Voice Policy: ein Mysterium enthüllt

Viele Leute ausserhalb (und leider auch manchmal innerhalb) der Kommunikationsabteilungen haben eine falsche Vorstellung von dem, was sich hinter dem Begriff One Voice Policy verbirgt. Auch im Internet finden sich leider verschiedene Erklärungen. Mal heisst es „[…] dass Organisationen in der Öffentlichkeit mit einer einzigen Stimme sprechen sollen, während alle anderen Organisationsmitglieder sich besser nicht in der Öffentlichkeit äußern“ oder „[…] alle anderen Organisationsmitglieder lieber die Klappe halten“. Etwas treffender finde ich „[…] dass alle benutzten Kommunikationskanäle dieselben Botschaften verbreiten, also mit „einer Stimme“ (One-Voice-Policy) sprechen sollen“.

Folgende Definitionen habe ich schon gehört, sind aber definitiv falsch:

1. „One Voice Policy ist eine unternehmens-interne Richtlinie, die regelt welche Aufgaben der Pressesprecher hat und was er der Presse mitteilen darf.“ In Zeiten, in denen Compliance und gesetzeskonformes Verhalten in Unternehmen immer stärker über Regelungen und Richtlinien sichergestellt wird, ist diese Erklärung verständlich, deswegen aber nicht richtig. Wenn die Arbeit und Aussagen eines Pressesprechers über eine Richtlinie geregelt werden könnten, dann bräuchte man keinen Pressesprecher mehr (und, by the way, dann auch keine Richtlinie mehr für ihn 😉 )
2. „Die One Voice Policy besagt, dass nur der Vorstand (alternativ: Geschäftsführer / Direktor / Schützenkönig / Kammerjäger / …) mit der Presse sprechen darf.“ Je höher die Hierarchie und je ausgeprägter die Profilierungsneurose, desto häufiger ist diese Definition. Mal abgesehen davon, dass es sicher zahlreiche Anlässe gibt, zu denen der oder die Vorstände mit höchster Berechtigung im Rampenlicht stehen, sollten sie doch nicht die komplette Pressearbeit selbst übernehmen. Denn dann wären sie ja Pressesprecher und keine Vorstände mehr…

Besonders ausgeprägte Kenntnisse der Kommunikationsarbeit 😉 liegen vor, wenn Erklärung 1 und 2 gleichzeitig verwendet werden. Bei diesen Unternehmen reicht meistens der Führerschein „Klasse 3“ als Eingangsvoraussetzung für erfolgreiche Mitarbeit in der Kommunikationsabteilung aus.

Kommen wir also zur nächsten, dieses Mal richtigen, Erklärung:

1. One Voice Policy ist ein Kommunikationskonzept in der Unternehmenskommunikation, um sicherzustellen, dass jeder mit der „gleichen Stimme“, also mit den gleichen Inhalten und Aussagen gegenüber der Presse spricht. Es wird durch die One Voice Policy also nicht festgelegt WER etwas sagt (s. Punkt 2 oben), noch ist die One Voice Policy eine Unternehmensrichtlinie (s. Punkt 1 oben). Die One Voice Policy kann jedoch in einer Richtlinie zur Unternehmenskommunikation als maßgeblich definiert werden.

Die One Voice Policy ermöglicht professionelle Unternehmenskommunikation

Nachdem nun klar ist, was die One Voice Policy ist, erlaubt mir noch ein paar Worte zum Anwendungsgebiet und Einsatzzweck.

Spätestens dann, wenn es in einem Unternehmen mehrere Personen geben kann, die Kontakt zur Presse haben und Unternehmensinformationen kommunizieren, besteht die Gefahr, dass Medienvertreter uneinheitliche Informationen bekommen. Das ist schlecht, da

• das Unternehmen keine einheitliche Unternehmenskommunikation sicherstellen kann und
• Medienvertreter durch Nachfrage bei unterschiedlichen Unternehmensvertretern mehr Informationen bekommen könnten, als das Unternehmen eigentlich bereit ist zu geben.

Beides sollte in einer professionellen Unternehmenskommunikation vermieden werden.

Abhilfe kann die One Voice Policy bieten. Klare Vorgaben zu den kommunizierbaren Informationen können z.B. in Form von

• offiziellen Pressemitteilungen,
• internen Sprachregelungen,
• Kommunikations-Bulletins oder
• ausführlichen Dossiers mit Hintergrundinformationen zu einem Sachverhalt

verfügbar gemacht werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass jeder, der potentiell Kontakt zu Medienvertretern hat (Kommunikationsmitarbeiter, aber z.B. auch Leitende Angestellte oder Messestandpersonal) mit den richtigen und einheitlichen Informationen versorgt ist.

Im Ergebnis ermöglicht die One Voice Policy eine professionelle Unternehmenskommunikation mit widerspruchsfreien Inhalten, trotz mehrerer unterschiedlicher Ansprechpartner.

Wie habt Ihr die Kommunikationsarbeit geregelt? Verwendet Ihr die One Voice Policy? Andere Leser freuen sich über Eure Kommentare!