Es gibt eine schöne Geschichte und Analogie, die dem einen oder anderen vielleicht unter der Überschrift „Was ist wichtig im Leben“ bekannt ist. Sie eignet sich aber genauso, um sich Gedanken zu Produktivität und Priorisierung im Job zu machen.

Die Geschichte geht sinngemäß so:

Stell Dir ein kleines Experiment vor. Du benötigst dazu eine Vase und drei verschiedene andere Materialien in drei Kisten.
Aus der ersten Kiste nimmst Du Golfbälle und füllst damit die Vase. Ist die Vase voll? Ja, würdest Du sagen.

Denkst Du! Denn jetzt kommt die zweite Kiste, in der sich Kieselsteine befinden. Die füllst Du ebenfalls in die Vase. Schüttle die Vase sachte und die Kieselsteine rollten in die Leerräume zwischen den Golfbällen. Was meinst Du nun? Ist die Vase voll? Jetzt schon, könntest Du sagen.

Aber es geht noch weiter. In der dritten Kiste befindet sich Sand. Du ahnst es schon. Schüttete den Sand dann ebenfalls in die Vase zu dem Golfball-Kiesel-Gemisch. Logischerweise füllte der Sand die verbliebenen Zwischenräume aus. Und ein drittes Mal die Frage: Ist die Vase nun voll? Jetzt aber endgültig, mehr kann nicht reinpassen!

Aber warte: Ich habe noch zwei Dosen Bier, die Du in die Vase schütten kannst und die den letzten Raum zwischen den Sandkörnern ausfüllen. Jetzt ist aber wirklich alles voll!

Die Moral von der Geschichte

Was soll das mit Produktivität und Priorisierung zu tun haben?

Stell Dir die Vase als Dein Arbeitsleben vor. Als das, was Du aufnehmen, verarbeiten kannst. Deine Leistungsfähigkeit. Das alles ist nun mal begrenzt, genau wie das Fassungsvermögen der Vase.

• Die Golfbälle symbolisieren die wichtigen Dinge in Deinem Job: große Projekte, wichtige Aufgaben, strategische Vorhaben. Alles das, was viel Energie und Kraft benötigt, aber auch große Ergebnisse produziert.
• Die Kieselsteine sind die nicht ganz so großen Projekte. Das was so mitläuft – zwar auch wichtig ist, aber keine so große Aufmerksamkeit benötigt und aber auch keine so großen Auswirkungen hat.
• Und der Sand steht für all die Kleinigkeiten, mit denen wir uns Tag für Tag herumschlagen. Die Sachen, die gemacht werden müssen, uns und das Unternehmen aber nicht wirklich weiterbringen. Die Zeitfresser, die unwichtigen Aufgaben.

Produktivität steigt durch Priorisierung

Richtig priorisieren heisst, die Materialen in der richtigen Reihenfolge in die Vase zu geben.

Gibst Du den Sand zuerst in die Vase ist weder Platz für die Kieselsteine noch für die Golfbälle. Dasselbe gilt für Deinen Job. Wenn Du all Deine Zeit und Energie in Kleinigkeiten investierst und Dich vom „lästigen Tagesgeschäft“ aufhalten lässst, hast Du keine Zeit für die wichtigen Dinge und Aufgaben. Du bist zwar beschäftigt und im Stress – kommst aber nicht wirklich voran.

Achte zuerst auf die Golfbälle, die Dinge, die wirklich wichtig sind. Setze so Deine Prioritäten. Der Rest ist nur Sand, der passt immer noch zwischen die großen Aufgaben.

Und dann war da noch das Bier

„Äh, und was soll denn das Bier repräsentieren?“, höre ich Dich fragen.

Die Geschichte endet so: „Ich bin froh, dass Du das fragst. Das zeigt Dir, egal wie schwierig oder voll Dein Job auch sein mag, es ist immer noch Platz für ein oder zwei Bierchen.“ 😉

Was im Job gilt, gilt auch im wahren Leben

Diese Geschichte stellt ursprünglich eine Analogie zu den wichtigen Dingen des Lebens, nicht des Arbeitslebens her. Aber im Arbeitsleben gilt sie genauso.

Überträgt man die Analogie auf das Leben an sich so, so stehen die Golfbälle für Familie, Kinder, Gesundheit, Freunde, die wichtigen Dinge des Lebens.

Die Kieselsteine symbolisieren die weniger wichtigen Aspekte im Leben wie Arbeit, Haus, Auto usw. Der Sand steht für alles andere, die Kleinigkeiten eben.

Die Geschichte hilft, sich in Erinnerung zu rufen, wie man im Job priorisieren sollte. Was meinst Du?

Photo: Isengardt