Warum braucht man eine Social Media Policy, wenn doch angeblich kaum ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Zugang zu Social Media ermöglicht? Nach einer im März 2012 veröffentlichten Studie (Coleman Parkes im Auftrag von Ironmountain) sperren 90% der europäischen Unternehmen ihren Mitarbeitern den Zugang zu sozialen Netzwerken und 72% der deutschen Unternehmen bezeichnen ihren Umgang mit Social Media als „chaotisch“.

Das hört sich nicht gut an. Facebook, Google+, etc. habe die Unternehmen als Zielgruppe schon lange für sich entdeckt. Aber offensichtlich nicht umgekehrt. Eine Studie von A.T.Kearney (März 2012) hat ergeben, dass eine Mehrheit der in Social Media aktiven Firmen auf Kundenrückmeldungen nicht reagiert.

Laut einer eine anderen Studie von Coleman Parks für DLA Piper blockieren 24% der Unternehmen den Zugang zu Sozialen Netzwerken über mobile Endgeräte. Weitere 40% verbieten den Umgang mit Social Media am Arbeitsplatz, blockieren den Zugang aber nicht.

Social Media wird von Unternehmen noch nicht genutzt

Nun bin ich Studien, und insbesondere deren Komprimierung auf Headlines, gegenüber sehr skeptisch. Die beiden genannten – unterschiedlichen – Ergebnisse aus gleichem Hause (!) bestätigen mich: Es ist unklar, was genau gefragt wurde, wer befragt wurde und wie groß die Umfrage war. Die Auswertung lässt auch immer noch Platz für Interpretation. Und wenn ein Unternehmen eine bezahlte Studie beauftragt und veröffentlicht, verfolgt es damit auch einen bestimmten Zweck: meistens zu untermauern, dass das in der Studie festgestellte Defizit sich wunderbar mit den Produkten des eigenen Hauses beheben ließe….

Wie dem auch sei – fest zu stehen scheint, und das glaube ich auch, dass viele Unternehmen noch gehörigen Respekt vor dem Umgang mit Social Media haben. Und das betrifft sowohl die Unternehmensaktivitäten in den sozialen Netzen als auch der Umgang mit den Mitarbeitern, die Facebook, Twitter und Co. nutzen.

Immer mehr Unternehmen beginnen nun dennoch, Social Media für sich zu entdecken. Wenn eine Social Media Strategie steht, sollte als nächstes der Umgang mit den Sozialen Netzen geregelt werden. Hierzu bietet sich an, eine Social Media Policy zu definieren.

Was eine Social Media Policy regeln sollte

Im Internet ist einer neuer Rechtsraum entstanden, der neue Regeln erfordert und aus Mitarbeitersicht verschwimmt die Grenze zwischen Arbeits- und Privatleben immer mehr.

Das sind die wesentlichen Begründungen und damit auch Inhalte einer Social Media Policy.

1. Anwendungsbereich: Klar umrissen was die Richtlinie umfasst – was ist Social Media in der Unternehmensdefinition
2. Nutzung: Nutzung der Social Media Aktivitäten während der Arbeitszeit – zulässig oder nicht? Privat oder geschäftlich?
3. Geschäftliche Geräte: Nutzung der vom Unternehmen bereit gestellten Infrastruktur (PC, Internet, Handy) für privaten Nachrichtenaustausch und Social Media Aktivitäten
4. Private Geräte: Nutzung von privaten Devices während der Arbeitszeit erlaubt?
5. Privatperson vs. Unternehmensvertreter: Verhalten der Mitarbeiter in sozialen Netzwerken außerhalb der Arbeitszeit: Das Internet kennt keine Stechuhr und weiß nicht ob ein unternehmensbezogenes Posting die private oder geschäftliche Meinung des Verfassers wiedergibt
6. Rechtliches: Umgang mit vertraulichen oder geschützten („Copyright“) Inhalten
7. Kompetenzabgrenzung: wer darf offizielle unternehmensrelevante Inhalte veröffentlichen
8. Sensibilisierung: Und am wichtigsten: Information der Mitarbeiter zu möglichen Risiken, die Social Media mit sich bringen kann („Das Netz schlägt zurück“) und adäquaten Verhaltensweisen im Umgang mit Kommentaren, Spam und in Diskussionen.
9. Sanktionen: Was passiert, wenn man sich nicht an die Social Media Policy hält?
10. Ansprechpartner: Zu guter letzt: wer ist Ansprechpartner für weitere Fragen.

Wichtig ist, dass eine Social Media Policy nicht unbedingt nur Verbote regelt. Kein Unternehmen kann es sich leisten, Social Media zu ignorieren oder zu verbieten. Umso wichtiger ist es daher, den Mitarbeitern Hilfestellung und Orientierung im Umgang mit sozialen Netzen zu geben.

Falls Ihr eine Social Media Policy erstellen wollt, anbei der Verweis auf ein paar Beispiele:

Bei Social Media Governance finden sich über 200 Beispiele von veröffentlichten Social Media Policys und Guidelines (vorwiegend von amerikanischen) Unternehmen und Institutionen.

Gibt es eine Social Media Policy bei Euch? Wie wird sie genutzt?