Jeder von uns ist getrieben von dringlichen Sachen, die zu erledigen sind. Sind das aber auch die wichtigen Sachen? In den meisten Fällen nicht, möchte ich behaupten.

Der Chef braucht sofort einen Ausdruck der letzten versendeten Presseinformation: dringlich, aber nicht wichtig.
Gedanken machen, wie der Marketingplan für das kommende Jahr aussieht: wichtig, aber nicht dringlich.

Um hier richtig zu priorisieren gibt es verschiedenste Möglichkeiten. Eine davon ist die Eisenhower-Matrix. Diese Methode ist nichts neues oder revolutionäres, aber aufgrund ihrer Einfachheit und Klarheit sollte sie jeder kennen. Damit lassen sich mit ein bißchen Übung sofort und intuitiv die richtigen Maßnahmen bei neuen To-Dos einleiten.

Das Grundprinzip heisst, dass man seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert.

Die Eisenhower-Matrix ist für diese Kategorisierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit als eine 4-Feld-Matrix aufgebaut. Darin  können die Aufgaben einsortiert werden.

Jeder der vier Quadranten hat eine eigene Bedeutung und definiert die Vorgehensweise, wie mit den Aufgaben in diesem Quadranten umzugehen ist

Quadrant A (wichtig und dringend): Der Problemlösungsquadrant.

In diesem Quadranten finden sich die Aufgabe, die wichtig und dringlich sind. Diese Aufgaben können nur von Dir selbst erledigt werden und müssen sofort angegangen werden. Das sind die Prio 1 Themen. Hier finden sich die Themen, die auch gerne als „Krise“, „Chefsache“ oder „Notfall“ umschrieben werden und eine umgehende Problemlösung erfordern.

Quadrant B (wichtig, aber nicht dringend): Der Strategiequadrant.

Wichtige, aber nicht dringliche Themen sind die mit der Prio 2. Das sind z.B. längerlaufende Projekte oder strategische Fragestellungen. Hier musst Du Dir Zeit einplanen um sie bei passender Gelegenheit zu bearbeiten. Aber Achtung: Nutze die Zeit, solange die Aufgaben nicht dringlich sind – sonst hast Du wieder einen Notfall und unnötig Stress.

Quadrant C (nicht wichtig, aber dringend): Der Zeitfresserquadrant.

Wer kennt diese Aufgaben nicht: der Chef will wieder irgendeinen Quatsch erledigt haben oder die Nachbarabteilung braucht noch unbedingt das ausgefüllte Formular. Diese Aufgaben sind (aus Deiner Sicht) nicht wertschöpfend, kosten nur Zeit – müssen aber unbedingt erledigt werden. Diese Aufgaben solltest Du delegieren – an Mitarbeiter, Kollegen oder andere Bereiche. Sie kosten Dich nur Zeit, die Du dann nicht mehr hast, um Deine wichtigen Aufgaben zu bearbeiten.

Quadrant D (nicht wichtig und auch nicht dringend): Der Verschwendungsquandrant.

Ich kann nur hoffen, dass Du Dich nicht mit Aufgaben aus diesem Quadranten aufhältst. Was weder wichtig noch dringlich ist gehört in die Mülltonne. Solltest Du wirklich Aufgaben in diesem Quadranten haben, so bist Du entweder

• ein Genie, weil Du alle anderen Aufgaben sowas von im Griff hast oder
• für den Job nicht geeignet, da Du Dich offensichtlich mit den falschen Themen beschäftigst 🙂

Wenn Du Dir bei neuen Aufgaben gleich die Eisenhower-Matrix vor Augen führst, so kannst Du direkt entscheiden, ob die Aufgabe auf Deinen Stapel nach oben oder nach unten kommt. Oder auf den Stapel von jemand anderem. Oder sogar in den Papierkorb.

Gerne wird argumentiert, dass mit der richtigen Arbeitsmethodik, zum Beispiel nach Getting-Things-Done GTD, dringliche Aufgaben gar nicht erst entstehen sollten. Weit gefehlt, finde ich: Wer jemals mit Kunden (oder einem kreativen Chef 😉 ) zu tun hatte, weiss, dass dringliche Aufgaben ohne Vorwarnung  aus dem Nichts kommen können…

Kennst Du die Eisenhower-Matrix? Was nutzt Du, um Deine Aufgabe zu strukturieren?