Ich hatte ja schon mal meine Notizen-Apps für das iPad vorgestellt, war aber noch nicht richtig zufrieden damit. Also habe ich weiter gesucht – und gefunden: Beesy ist für mich die momentan beste Meeting App für das iPad. Und Beesy bietet sogar noch mehr. Neben dem reinen Notizen schreiben dient Beesy dem kompletten Meeting Management, inklusive Vor- und Nachbereitung.

Das perfekte Tool für Leute, die einen Großteil ihrer Zeit in Meetings verbringen und dabei ihre Produktivität steigern wollen.

Was kann Beesy?

Die Meeting App besteht eigentlich aus mehreren Komponenten, die aber natürlich alle miteinander verknüpft sind:

• Import des Kalenders (aus iOS und damit z.B. auch google oder facebook)
• Verknüpfung mit Adressbuch des iPads
• To-Do-Erfassung und Tracking
• Notizen erfassen während eines Meetings
• Automatische Erstellung und Verteilung eines Protokolls mit Terminbeschreibung, Teilnehmern, Notizen und To-Dos
• Projektmanagement durch Bündelung der Meetings und Notizen nach Projekten
• Dashboard, um alles im Blick zu behalten
• Export und Ablage der Notizen via Evernote

Wie setze ich Beesy als Meeting App ein?

Beesy ist für mich (und andere) die One-in-All-App für das Meeting Management via iPad und lässt sich in vielfacher Hinsicht nutzen.

• Meeting Vorbereitung: Durch die integrierte Kalenderfunktion kann ich die Mitschriebe für das Meeting bereits vorab vorbereiten, z.B. durch eine Agenda oder eigene Notizen mit Themen, die ich ansprechen will. Diese Notizen sind mit dem Kalendereintrag verknüpft.
• Während des Meetings: Der Mitschrieb von Notizen ist sehr effizient, da z.B. Thema, Ort und Teilnehmer aus dem Kalendereintrag übernommen werden. Des Weiteren bietet Beesy bereits voreingestellte „Bausteine„, die per Knopfdruck in die Notiz übernommen werden können, wie z.B. Anmerkung, Aufgabe, Idee, Frage, aber auch Zeichnung, Foto oder Webseite. Diese Bausteine sind anpassbar und können, wie etwa bei „Aufgaben“ direkt mit einer Deadline und einem Verantwortlichen gekennzeichnet werden. Das spart Zeit und hilft bei der Strukturierung der Notizen.
• Nach dem Meeting: da bleibt dann nicht mehr viel zu tun. Man kann aus dem Mitschrieb automatisch ein Protokoll erstellen, ggfs. einige Passagen als „privat“ kennzeichnen und das Protokoll an die Teilnehmer senden oder auf Evernote ablegen.
• To-Do-Verfolgung: Selbstredend erstellt Beesy aus den Aufgaben Übersichten der offen To-Dos nach Projekt oder Verantwortlichem. Diese To-Dos lassen sich übrigens auch unabhängig von einem Meeting erstellen.

  

Alles in Allem ist Beesy also eine sehr vielversprechende Meeting App, wenn man das iPad dazu effizient einsetzen möchte. Der Preis dafür ist m.E. gerechtfertigt. Wünschenswert, und wohl bereits schon (nicht mehr) in Planung, ist ein Zugriff via Web auf die Daten, so dass z.B. die Meetingvorbereitung auch am PC gemacht werden könnte.

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Welche Meeting App nutzt ihr auf dem iPad?