5 Tools für mehr Produktivität – GTD

Zeichnung einer Inbox mit PapierstapelHabt ihr auch das unbestimmte Gefühl, es wird alles immer schneller und mehr? Und die verfügbare Zeit bleibt dummerweise gleich? Dann wird es Zeit für einen Beitrag zur Selbstorganisation!

Job, Familie, Verein, Hobby, Haushalt, … – viele Hüte auf und noch mehr Sachen, die zu erledigen sind. Egal ob im Job oder im Privaten: um die Sachen zu erledigen, müssen die Projekte und Aufgaben organisiert werden. Es gibt “üblichen verdächtigen” Methoden dazu, sei es Getting Things Done (GTD) (auch bei imgriff.com schön erklärt), Zen to done oder die Pomodoro-Methode (auch hier).

GTD – Getting Things Done

Ich habe mich für GTD – Getting Things Done – (bei Amazon gibt es das Buch von David Allen (aff. Link) dazu) entschieden und fahre damit ganz gut. In diesem Beitrag zeige ich Euch, wie ich GTD einsetze. Ist aber im Prinzip egal, für welche grundsätzliche Methode ihr Euch entscheidet – man muss es eh’ auf seine Arbeitsweise und Vorlieben anpassen und sollte sich nicht stoisch an irgendwelchen theoretischen Vorgaben festklammern. Die persönliche Arbeitsmethodik ist deswegen persönlich, da jeder Mensch etwas anders arbeitet und daher sein Arbeitsablauf auch individuell gestalten sollte.

Die wesentlichen Komponenten des GTD-Systems sind:

  • Krieg es aus Deinem Kopf: Immer und überall in der Lage zu sein, die Aufgaben, die einem einfallen, aufschreiben zu können. Dann muss man sich schon nichts mehr merken und kann somit auch nichts vergessen.
  • Aufgaben einem Kontext zuordnen: Viele To-Dos lassen sich nicht immer und überall erledigen, deshalb werden sie mit Kontexten versehen. Einkäufe lassen sich bspw. @Supermarkt erledigen, Anrufe @phone und die Präsentation für das nächste Vertriebsmeeting @Büro oder @Schreibtisch. Kontexte sind natürlich frei definierbar.
  • Teile und herrsche: alles, was sich in einem Schritt erledigt werden, wird auch direkt erledigt. Alles andere wird zu einem Projekt. Projekte werden in sequentiell abarbeitbare Aufgaben zerlegt, die jeweils in einem Schritt erledigt werden können.
  • Übersicht durch Status: Die Teilaufgabe bekommen einen Status zugewiesen, an dem man erkennen kann, ob man die Aufgabe erledigen kann oder nicht. Ein typischer Status ist Next Action – die Aufgabe kann ausgeführt werden. Andere Stati sind z.B. warten (auf eine Info oder einen Zeitpunkt) oder delegiert. So kann man direkt erkennen, an welchen Aufgaben man weiterarbeiten kann (Next Action).
  • Jederzeit den Überblick behalten: fest eingeplante Reviews (täglich und wöchentlich) dienen dazu, die Aufgaben, Stati und Kontexte zu aktualisieren und sich einen Plan für die anzugehenden Aufgaben zu machen.

Ich nutze nicht alle Facetten des idealtypischen GTD-Prozesses. Das wichtigste für mich, ist jederzeit und in jeder Situation, die To-Dos, die mir in den Sinn kommen, aufschreiben und an einer Stelle ablegen zu können.

Meine Tools für GTD

Ich nutze die folgenden fünf Tools und Gadgets in meinem GTD-Workflow:

  1. Toodledo
  2. Google Toodledo Gadget am PC
  3. TaskJot für den BlackBerry
  4. Informant HD auf dem iPad
  5. Mail-in

Die Tools an sich sind nicht das entscheidende, es gibt auch zahlreiche andere Programme, die eine gleiche oder ähnliche Funktionalität ermöglichen. Spannender ist jedoch, wie die Tools eingesetzt werden.

Hier ist mein GTD-Setup:

Die zentrale Sammelstelle für meine Tasks ist Toodledo. Es gibt natürlich noch andere gute Tools wie Remember the Milk oder Wunderlist, für mich bietet Toodledo den richtigen Mix aus Funktionalität, Add-ons und Bedienbarkeit.

Toodledo ist zwar kein 100%iges GTD-Tool, beinhaltet aber die allermeisten wesentlichen Komponenten. Es bietet eine gewisse Flexilität in der Nutzung, was mir entgegen kommt, da ich mich eben nicht dogmatisch an den GTD-Prozess klammern will.

To-Dos sammeln: aus dem Kopf und nicht vergessen

Für Toodledo gibt es zahlreiche Apps und Add-ons, die das Erfassen von Aufgaben immer und überall ermöglichen. Es gibt mehr als 50 iPhone/iPad-Apps, Android-Apps, Mac-und PC-Programme, etc., die mit Toodledo synchronisieren können (Übersicht hier zu finden). Ich verwende auf dem iPad Informant HD und die Toodledo-App.

Toodledo
Toodledo
Entwickler: ToodleDo
Preis: Kostenlos
Informant
Informant
Entwickler: Fanatic Software
Preis: Kostenlos+

Da sollte für jeden etwas dabei sein. Ich nutze hauptsächlich die Mail-in-Funktion, so dass ich vom Schreibtisch oder von unterwegs vom BlackBerry meine Aufgaben an Toodledo senden kann. Durch spezielle Kennzeichnungen (@, #, *, …) kann man gleich Kontext, Deadline, Tags, Next Action, etc. mitgeben.

Reviews: immer den Überblick behalten

Die nächste wesentliche Komponente von GTD ist, immer den Überblick zu behalten, was man in welcher Situation (= “Kontext” im GTD-Sinne) als nächstes (= “Next Action”) erledigen kann. Dazu lassen sich natürlich ebenfalls die oben genannten Programme und Apps oder die Webansicht von Toodledo verwenden. Ich habe zudem ein Google-Gadget eingerichtet, so dass ich bei Start von Google ebenfalls gleich eine Übersicht und Erinnerung bekomme. Auf dem BlackBerry läuft TaskJot, so dass ich auch hier bei Bedarf immer und überall ein Review machen kann.

 

Fazit: Mehr Produktivität mit GTD durch Einsatz von Technologie

Tools helfen, immer und überall in der Lage zu sein, Ideen und Aufgaben aufschreiben und wieder abrufen zu können. Frei nach dem Motto: “aus dem Kopf, aber nicht vergessen”. Natürlich gehört dazu eine gewisse Disziplin. Wenn man das aber konsequent praktiziert, werdet Ihr feststellen, dass das Leben entspannter wird: Man muss sich nichts mehr merken und hat den Kopf frei.

Das ist aber nur ein Teil der Rechnung zu mehr Produktivität. Der wesentliche Schlüssel liegt darin, die Aufgeben wie geplant auch zu erledigen. Und das erfordert noch mehr Disziplin, wird aber mit dem guten Gefühl belohnt, ein To-Do nach dem anderen wieder abhaken zu können.

Welche Tools und Methodiken setzt Ihr ein? Wie habt Ihr GTD für Euch angepasst? Teilt Eure Tipps mit anderen Lesern über die Kommentare.

 

Über Christoph (185 Posts)

betreibt Marktding.de. Ausserdem ist er B2B-Marketer und Stratege mit einer Vorliebe für Wachstumsstrategien und der Entwicklung und Vermarktung von Dienstleistungen und technischen Produkten. Sein besonderes Faible gilt der Entwicklung von produktbegleitenden Dienstleistungen. Mehr über Christoph hier im Blog.


Zuletzt aktualisiert am 08.11.2015

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2 Responses to 5 Tools für mehr Produktivität – GTD

  1. Dan 7. August 2012 at 10:28 #

    For implementing GTD you can use this this application:

    http://www.Gtdagenda.com

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, and a calendar.
    Syncs with Evernote and Google Calendar, and also comes with mobile version, and Android and iPhone apps.

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