Online-Taskmanager gtdagenda im Test

Screenshot Homepage gtdagenda

Quelle: gtdagenda

Dan von gtdagenda hat mich auf seinen online-basierten Task Manager aufmerksam gemacht und war so freundlich, mir einen Testzugang zur Verfügung zu stellen. Das nutze ich natürlich gerne, um das Tool mal zu testen.

gtdagenda ist einer der umfassendsten und flexibelsten Task Manager, die ich bisher gesehen habe. Er orientiert sich sehr stark an der GTD-Logik, ist aber so variabel, dass man sich nicht sklavisch daran halten muss.

Import von Outlook, RTM und basecamp ist möglich

Wer auf gtdagenda umsteigen will, wird sich natürlich als erstes fragen, ob die ToDos von einem anderen Tool übernommen werden können: Ja, dem ist so. Es besteht eine Importfunktion für Outlook, Remember the Milk und Basecamp. Leider nicht für das von mir genutzte toodledo.

Die wichtigsten Funktionen – und noch mehr – sind enthalten

Screenshot Aufgabenübersicht von gtdagenda

Aufgaben und Projekte
Quelle: gtdagenda

In gtdagenda lassen sich Ziele, Projekte, Aufgaben und Kontexte erfassen und miteinander verknüpfen. Da es sich stark an das GTD-System anlehnt, hilft ein wenig GTD-Vorwissen, um es sofort produktiv zu nutzen. Andernfalls wird man anfangs vielleicht aufgrund der verschiedenen Begrifflichkeiten etwas verwirrt sein. Selbstredend gibt es auch Sortier- und Filtermöglichkeiten jeglicher Couleur, um nach Aufgaben, Zielen, Kontexten, Deadlines, Prioritäten, etc. zu suchen.

Sehr schön ist die Flexibilität von gtdagenda, so dass man z.B. nur Aufgaben oder Projekte verwalten kann – man muss kein GTD-Freak sein.

Screenshot Kontroll-Liste von gtdagenda

Checkliste (=”Kontroll-Liste”)
Quelle: gtdagenda

Ebenfalls enthalten ist eine sogenannte “Kontroll-Liste” (=Checkliste) in der sich wiederkehrende Aufgaben notieren lassen. Man kann angeben, in welchem Turnus man eine Aufgabe erledigen möchte und kann diese dann markieren. Das eignet sich etwa für Besuche im Fitnessstudio, die jeden zweiten Tag erfolgen sollen oder die quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldungen. Erinnert ein wenig an Jerry Seinfeld’s “Don’t break the chain”-System.

Integration mit Evernote, Twitter, etc.

Sehr überzeugend ist, dass gtdagenda nicht nur ein stand-alone-System ist, sondern sich mit zahlreichen anderen Tools kombinieren lässt:

  • E-Mail: für mich obligatorisch – ich möchte die Möglichkeit haben, über To-Do’s per Mail informiert werden und auch To-Do’s per Mail senden können. Für gtdagenda kein Problem.
  • Google Calendar: wer möchte, kann seine Aufgaben auch gleich an den Google Calendar übergeben. Besonders sinnvoll, wenn exakte Uhrzeiten oder Termine einzuhalten sind.
  • Evernote: besonders gut gefällt mir – und das habe ich bislang bei noch keinem anderen Online-Task-Manager gesehen – dass sich bei Aufgaben und Projekten Dokumente aus Evernote integrieren lassen
  • Twitter: der Sinn hat sich mir noch nicht ganz erschlossen, aber gtdagenda kann mit Twitter verknüpft werden. Es lasse sich Aufgaben hinzufügen und erledigen via Twitter.
  • Dateien: auch nicht selbstverständlich, aber bei gtdagenda lassen sich Dateien zu Aufgaben hinzufügen.

Zusammenarbeit mit echten (und virtuellen) Kollegen

Ebenfalls ein Feature, welches kein Muss für einen Online-Task-Manager darstellt, ihn aber aufwertet: To-Do’s können an Kollegen (oder Familienmitglieder, Arbeitsgruppen, …) delegiert werden oder von diesen erhalten werden.

Eine sehr charmante Besonderheit stellen die “virtuellen Benutzer” dar, die man sich erstellen kann: an diese virtuellen Benutzer können Aufgaben delegiert werden. Das kann z.B. dann eingesetzt werden, wenn man einen Überblick behalten möchte, an welchen Mitarbeiter welche Aufgabe delegiert wurde, diese aber nicht in seiner eigenen To-Do-Liste mitschleppen möchte.

gtdagenda ist nicht kostenlos

Wie Ihr seht, gtdagenda ist ein sehr durchdachtes, flexibles und mächtiges Tool, wenn man strukturiertes und effizientes Taskmanagement betreiben möchte.

Das hat seinen Preis. Es gibt drei Preisstufen (Basic, Premium, Team) von $45 bis $145 pro Jahr. (Bucht man gleich für zwei Jahre, bekommt man sechs Monate kostenlos). Bei “Basic” sind die Anzahl der Projekte, Kontexte und Kontroll-Listen auf jeweils 50 beschränkt, zudem ist der Speicherplatz auf 1GB limitiert. Bei Team und Premium sind die Projekte, etc. unlimitiert und es gibt mehr Speicherplatz. Im Unterschied zur Single User Lizenz bei “Premium” können bei “Team” zwei Benutzer den Account nutzen.

Für die meisten Fälle und den Normalgebrauch dürfte die “Basic”-Lizenz ausreichen.

gtdagenda mobil nutzen

Screenshot Android von gtdagenda

Screenshot Android
Quelle: gtdagenda

Wie es sich gehört, gibt es gtdagenda auch mobil:

  • für iPhone (leider nicht für iPad) im iTunes Store
  • Android-App ist kostenlos, hat in der Kundenbewertung leider nur 2 von 5 Sternen
  • eine mobile Seite gibt es zudem
Gtdagenda App
Gtdagenda App
Entwickler: RalCr
Preis: Kostenlos+
Gtdagenda
Gtdagenda
Entwickler: Gtdagenda.com
Preis: Kostenlos

Fazit: ein mächtiges Tool – hat seinen Preis

Ich habe bislang noch keinen Online-Taskmanager mit einem vergleichbaren Funktionsumfang gesehen. Wer GTD konsequent und produktiv umsetzen möchte, ist mit gtdagenda gut bedient. Dass es keine kostenlose Version (mit eingeschränkten Funktionen) git, mag verwundern, da der Preis doch den einen oder anderen mit einer “im Netz ist alles kostenlos”-Mentalität abschrecken könnte.

Für das Geld kann man aber sicher sein, dass gtdagenda regelmässig weiterentwickelt wird. Der Betreiber sendet zudem regelmässige Updates zu neuen Funktionen, aber auch allgemeine Themen zu Zeit- und Produktivitätsmanagement.

gtdagenda ist in einer deutschen Sprachversion verfügbar, die aber nicht immer ganz rund ist. Manche Ausdrücke sind nicht übersetzt, andere zu konsequent: So heisst die oben erwähnte “Kontroll-Liste” im Original “Checklist” – was im Deutschen wohl auch der bessere Ausdruck gewesen wäre. Das soll der Nutzung jedoch keinen Abbruch tun.

Unglücklich finde ich, dass die iApp zusätzlich zur Nutzung des Online-Systems extra bepreist ist.

Ich werde wohl trotzdem bei toodledo bleiben – habe meinen Workflow darauf abgestimmt, kostet nichts und bietet mehr Schnittstellen in andere Apps und Programme. Der Leistungsumfang und Individualisierbarkeit bei gtdagenda ist  unbestritten höher.

Wer mehr über den Funktionsumfang von gtdagenda erfahren will, kann unter diesem Link weitere Infos finden.

Über Christoph (185 Posts)

betreibt Marktding.de. Ausserdem ist er B2B-Marketer und Stratege mit einer Vorliebe für Wachstumsstrategien und der Entwicklung und Vermarktung von Dienstleistungen und technischen Produkten. Sein besonderes Faible gilt der Entwicklung von produktbegleitenden Dienstleistungen. Mehr über Christoph hier im Blog.


Zuletzt aktualisiert am 04.11.2015

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