Überzeugende Präsentationen erstellen (Teil 1: Zielsetzung und Struktur)

Präsentationen an StaffeleiPräsentationen sind aus dem beruflichen Alltag nicht weg zu denken. Präsentationen werden verwendet um Arbeitsergebnisse zu dokumentieren, Entscheidungen aufzubereiten, Wissen zu vermitteln und so weiter und so fort.

Gerade im Marketing spielen Präsentationen eine große Rolle. Denn häufig geht es hier darum, z. B. Produktideen und -konzepte auszuarbeiten und vorzustellen, Kommunikationsmaßnahmen zu visualisieren und Informationen zu neuen Produkten zu vermitteln. Für all das ist das Präsentationsformat geeignet.

Aber Du kennst aus Deinem Berufsalltag sicherlich auch die ermüdenden Folienschlachten, die mehr Fragen als Antworten liefern. Damit das nicht mehr passiert – Grund genug, sich einmal damit zu beschäftigen, wie Präsentationen optimiert werden können.

Dazu gibt es zwei Beiträge. In diesem dreht sich alles um das Konzeptionelle (Rahmenbedingungen und Struktur der Präsentation), im zweiten Beitrag geht es um das Handwerkliche (Erstellen und Vortragen der Präsentation).

Erwartungshaltung: Was wollen die Zuhörer, was wollen wir?

Zunächst einmal: Was ist der Anspruch an eine Präsentation – von anderen, aber auch von Dir selber.

Was unsere Zuhörer (Kollegen und Kunden) von uns erwarten …

  • sauber strukturierte, managementtaugliche Präsentationen
  • inhaltliche Vollständigkeit ohne auszuufern
  • professionelle Gestaltung
  • Übersichtlichkeit und Lesbarkeit
  • Möglichkeit zur blinden Weitergabe der Präsentationen

Der Eigenanspruch sollte sein…

  • jede Präsentation ist eine Visitenkarte von Dir
  • die Präsentation sind aufgrund eines einheitlichen Erscheinungsbild wiedererkennbar
  • jede Präsentation ist vollständig und fehlerfrei – sie wird nochmals explizit geprüft bevor sie verwendet wird
  • eine professionelle Aufbereitung wird mit angemessenem Zeitaufwand realisiert

In kurzen Schritten zu erfolgreichen Präsentationen

Also, in vielen Jobs sind Präsentationen Dein “Aushängeschild” und einer der Wege, Kompetenz und Professionalität zu zeigen.

Daher sollten Deine Präsentationen gut sein. Und das bedeutet Arbeit.

Du darfst nicht vergessen: bei Präsentationen hat einer immer die Arbeit – entweder der Ersteller oder der Zuhörer. Wenn der Ersteller sich keine Mühe gibt, so hat es der Zuhörer um so schwerer, zu verstehen, worum es geht. Und meistens ist es für alle Beteiligten angenehmer, wenn der Ersteller sich die Arbeit macht – das spart mehr Leuten Zeit als es den Ersteller Zeit kostet.

Diese Schritte können Dir helfen, effizient und effektiv Präsentationen zu erstellen.

Setting: Die Rahmenbedingungen klären

Bevor Du überhaupt PowerPoint startest, mach Dir bewusst, in welchem Kontext und mit welchem Ziel Du überhaupt die Präsentation machst. Ich habe schon häufig Leute in blindem Aktionismus Präsentationen erstellen sehen, die überhaupt keine waren – für lange Texte gibt es Word und für mathematische Berechnungen ist Excel da 😉

Folgende Fragen helfen Dir:

  • Was ist das Ziel der Präsentation (z.B. Vortrag, Ergebnisdokumentation, Entscheidungsvorlage, Report, …)?
  • Wer ist die Zielgruppe? An Details interessiert, will entscheiden oder nur informiert werden?
  • Wie lange hast Du Zeit für Deine Präsentation? (Faustregel: 2 Minuten pro Folie einrechnen und 20% der Gesamtzeit für Diskussionen berücksichtigen)
  • In welcher Sprache findet die Präsentation statt? (Diese Frage wird gerne vergessen und sorgt dann für viel Arbeit im Nachhinein…)

Storyline: Welche Geschichte willst Du erzählen?

Jetzt geht es an die Inhalte. Vielen Präsentationen sieht man an, dass sie eine Aneinanderreihung von Folien sind – es fehlt aber der rote Faden, die Geschichte.

Du solltest Dir daher zu Beginn einen leeren Zettel und einen Stift nehmen und die Storyline der Präsentation aufmalen. Was willst Du sagen, was sind die Themen, in welcher Reihenfolge, mit welchem Ziel?

Eine wirksame Methode dazu ist das “pyramidale Strukturieren”. Im Gegensatz zum “wissenschaftlichen Trichter”, bei dem zunächst alle Erkenntnisse und Argumente aufgeführt werden, um dann zu einer überzeugenden Handlungsempfehlung zu kommen, wird beim pyramidalen Strukturieren das Bild umgedreht: Die Präsentation beginnt mit der Kernaussage führt dann die Argumente und Herleitungen auf, die die Kernaussage unterstützen. Das ist ähnlich wie bei einem Zeitungsartikel – da steht das wichtigste auch am Anfang.

Während der “wissenschaftliche Trichter” uns allen intuitiv eingängig und in Studien- und Diplomarbeiten intensivst praktiziert wurde, ist fällt uns das “pyramidale Strukturieren” schwer: es fühlt sich einfach nicht richtig an, mit dem Ergebnis zu beginnen.

Der große Vorteil dabei ist aber: Wenn alle Zuhörer mit dem Ergebnis einverstanden sind, ist die Präsentation relativ schnell vorbei. Und das ist gut für alle Beteiligten – als Ersteller sollte man dann auch nicht enttäuscht sein, das sich die Arbeit nicht geloht hat. Sie hat sich gelohnt, denn die Unterlage und Vorbereitung war so gut, dass es keine offenen Fragen mehr gab.

Wer mehr über diese effektive Art der Strukturierung von Präsentationen erfahren will, dem sein das Buch “Auf den Punkt: Präsentationen pyramidal strukturieren(aff. Link) empfohlen.

Egal wie Du strukturierst – Du solltest wissen, was Du sagen willst. Dazu brauchst Du eine Kernaussage. In einem Satz musst Du den Inhalt der Präsentation umreissen können. Denn: Wenn DU nicht weisst, was Du sagen willst, wie soll der Zuhörer Dich dann verstehen?

Schon Einstein soll gesagt haben:

Wenn du es nicht einfach erklären kannst, hast du es nicht gut genug verstanden

Zum Strukturieren Deiner Präsentation kann Dir auch eine Mindmap gute Dienste leisten.

 

Wenn Du die Rahmenbedingung und die Struktur Deiner Präsentation hast, so hast Du das meiste schon geschafft. Denn das war der anstrengende, weil intellektuell anspruchsvolle Part. Als nächstes geht es an die Umsetzung Deiner Gedanken in PowerPoint und das Halten der Präsentation – das ist das Handwerkliche.

Über Christoph (185 Posts)

betreibt Marktding.de. Ausserdem ist er B2B-Marketer und Stratege mit einer Vorliebe für Wachstumsstrategien und der Entwicklung und Vermarktung von Dienstleistungen und technischen Produkten. Sein besonderes Faible gilt der Entwicklung von produktbegleitenden Dienstleistungen. Mehr über Christoph hier im Blog.


Zuletzt aktualisiert am 27.04.2015

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