Kürzlich durfte ich mal wieder einen Strategieworkshop moderieren. Da ich weder Unternehmen noch Branche im Detail kannte, war meine Rolle bewusst auf die eines Moderators festgelegt. So hatte ich neben der methodischen Vorbereitung und Durchführung des Strategieworkshops auch die Möglichkeit, mit etwas Distanz zu reflektieren, was denn einen Strategieworkshop erfolgreich macht und was eher negativen Einfluss hat.

Hier also meine Top 10-Erkenntnisse für die erfolgreiche Durchführung eines Strategieworkshops:

1. Das Ziel muss stehen

Am Anfang steht das Ziel: Was soll erreicht werden? Hier ist nicht das Ziel des Workshops an sich gemeint („Wir wollen eine Strategie entwickeln“), sondern das inhaltliche Ziel, warum der Workshop durchgeführt wird („Welche neuen Geschäftsfelder können wir in den nächsten drei Jahren erschliessen?“).

Das Ziel muss so präzise wie möglich formuliert werden – und zwar als aller erstes, bevor man sich irgendwelche anderen Gedanken zu dem Workshop macht.

2. Auswahl der Methode für den Strategieworkshop

Die Auswahl des methodischen Vorgehens hat natürlich immense Auswirkungen auf das Ergebnis – soll ein „Rundumschlag“ gemacht werden, wird eine Unternehmensstrategie entwickelt oder die Markenpositionierung erarbeitet?

In dem obigen Fall habe ich die Methode der „Umfeldanalyse – Unternehmensanalyse – SWOT – strategische Maßnahmen“ verwendet, die auch hier im Blog nachzulesen ist.

3. Zielgruppe: Wer nimmt an dem Workshop teil?

Das ist eine ganz entscheidende Frage, denn der Workshop lebt von dem Input der Teilnehmer. Bei der Zusammensetzung der Gruppe ist darauf zu achten, dass die „richtigen“ Personen dabei sind. Richtig heisst: es ist ausreichend

1. Fachwissen vorhanden, um konkret diskutieren zu können und
2. Entscheidungskompetenz am Tisch, damit das Management die Ergebnisse und Maßnahmen später mitträgt

Ein gesunder Mix aus beidem ist notwendig. Zudem ist noch auf die Persönlichkeiten der Teilnehmer zu achten. Ein stiller Fachexperte, der sich aus „Furcht“ vor dem anwesenden Management nicht an der Diskussion beteiligt, hilft genauso wenig wie der dominante Manager, der keine andere Meinungen zulässt.

4. Wie lange dauert der Workshop?

Kurze Antwort: In der Realität immer länger als auf dem Papier!

Bei der Erstellung einer Agenda ertappe ich mich immer wieder dabei, dass ich denke: „Na, so lange kann das ja nicht dauern“ – und stelle dann in der Realität fest, dass es doch deutlich länger dauert als geplant und gewollt.

Und gerade bei Kreativ- oder Strategieworkshops muss ausreichend Zeit zum Diskutieren sein. Die Zeit braucht man nicht nur, um Argumente auszutauschen, sondern insbesondere, um alle Beteiligten zu einer Meinung zu bringen. Das ist sinnvoll investierte Zeit, denn wenn die Teilnehmer mit unterschiedlichen Auffassungen oder gar Dissens wieder in ihre Fachbereiche gehen, kann die Strategie nicht aufgehen.

Je nach Thema, Vorkenntnissen, Methode und Umfang können für einen Strategieworkshop gerne 2 Tage eingeplant werden.

5. Wo findet der Strategieworkshop statt

Grundsätzlich kann ein Strategieworkshop überall stattfinden. Gut finde ich dabei ungewöhnliche Orte. „Ungewöhnlich“ ist dabei alles ausser Konferenzraum. Das kann im Freien sein, eine Berg- oder Waldhütte, in der Produktionshalle – oder warum nicht sogar bei einem Kunden?

Und „Technik“ in Form von „Beamer-Präsentation“ kann mit etwas Organisation überall funktionieren und sollte keine Einschränkung darstellen.

Das Setting alleine kann schon helfen, alle aus ihrem Tagesgeschäft herauszuholen. Denn darum geht es ja schliesslich.

6. Wie wird gearbeitet

Die Erarbeitung der Strategie steht natürlich im inhaltlichen Fokus des Tages. Als roter Faden führt die gewählte Methodik und Agenda durch den Tag. Als Moderator wähle ich gerne die Metapher, dass wir gemeinsam ein Bild über die Zukunft entwerfen wollen: Ich kann Leinwand, Farbe und Pinsel stellen (das Werkzeug und die Methodik), malen müssen die Teilnehmer aber selber.

Und genau so sollte auch gearbeitet werden: Der Moderator gibt methodischen Input und hält die Ergebnisse fest, die Teilnehmer erarbeiten die fachlichen Inhalte.

Es bewährt sich, etwas Abwechslung in den Ablauf zu bringen und die Inhalte auf verschiedene Art und Weise zu erarbeiten. Denkbar ist z.B.:

• Vorträge durch Fachexperten (z.B. zu Markt und Wettbewerb),
• Erarbeiten (z.B. von Trends im Unternehmensumfeld) in Kleingruppen und Präsentation im Plenum
• Einzelarbeit: jeder überlegt für sich selbst und präsentiert vor der Gruppe
• Diskussion in der großen Runde: sicherlich der meistverwendete Modus mit dem Vorteil, dass alle involviert sind, aber auch jeder meint, etwas sagen zu müssen

Um es aufzulockern, sollten verschiedene Medien zum Einsatz kommen: Beamerpräsentation (vergiss den Pointer (aff. Link) nicht), Metaplan und Flipchart (inkl. Moderatorenkoffer (aff. Link)) sind wohl die bekanntesten.

7. Die Maßnahmen definieren: „ekelhaft konkret“ werden

Zum Abschluss müssen natürlich die Folgemaßnahmen definiert werden. Jetzt wird es „ekelhaft konkret“, weil neben To-Dos auch der Verantwortliche und die Deadline festgelegt werden. Nicht selten passiert es, dass die Ergebnisse des Workshops dann nochmal in Frage oder auf den Kopf gestellt werden. Denn erst hier wird so manchem Teilnehmer richtig greifbar bewusst, was den Tag über erarbeitet wurde und wie ihn das betrifft.

An diesem Punkt muss der Moderator auch unangenehm penetrant werden, denn sonst winden sich die Teilnehmer gerne heraus. Es war ein anstrengender Tag, das Ende ist absehbar und jeder möchte gerne nach Hause.

8. Die Nachbereitung des Strategieworkshops muss sofort erfolgen

Wenn das „Mitprotokollieren“ während des Strategieworkshops gut geklappt hat, ist dieser Punkt im Nu erledigt. Ich empfehle, nach Möglichkeit gleich während des Workshops alle Flipcharts, Metaplankärtchen, etc. in einer vorbereiteten Präsentation zu digitalisieren. Wenn Du es selber als Moderator nicht kannst, hol Dir einen Mitarbeiter, Teamassistentin, etc. dazu.

Wenn das nicht geht, so nutze Dein Smartphone, um die Chart abzufotografieren – ordentliche Schrift und mehrere Fotos pro Chart machen es Dir beim Abtippen leichter… 😉

Das unmittelbare Nach- und Aufbereiten ist für den nachfolgende Punkt von enormer Bedeutung.

9. Kommunikation an alle – was sind die Ergebnisse

Die Kollegen, die bei dem Workshop nicht dabei waren, haben natürlich großes Interesse zu erfahren, was besprochen wurde und machen sich möglicherweise sogar einige Gedanken: Was wurde entschieden? Was passiert als nächstes? Haben die Entscheider „richtig“ entschieden? Bin ich von den Entscheidungen betroffen?

Es ist daher ganz wichtig, nach dem Workshop die betroffenen Personen und Fachbereiche über die Ergebnisse zu informieren. Erfahrungsgemäß reicht dazu eine kurze Mail mit den wichtigsten Punkten. So hat dann jeder den gleichen Stand und ist informiert. Wenn Du nicht kommunizierst, so werden die Inhalte des Workshops trotzdem in der Organisation bekannt werden – schlimmstenfalls als Gerüchte und Befürchtungen, die Du später mühsam wieder „einfangen“ musst.

10. Follow-ups – die Umsetzung

Alles Papier was vor, während und nach dem Workshop beschrieben wurde ist nichts wert, wenn daraus keine Handlungen resultieren.

Damit die  Strategie also nicht nur erarbeitet, sondern auch umgesetzt wird, müssen die vereinbarten Maßnahmen realisiert werden. Dazu dient die unter Punkt 7 erwähnte To-Do-Liste.

Regelmäßiges Tracking des Umsetzungsstandes sowie ein Follow-up-Workshop helfen, die Strategie mit Leben zu füllen.

Was sind Deine Tipps zu erfolgreichen Durchführung eines Strategieworkshops – als Teilnehmer oder Moderator?