Pressemappen gehören zu Messen und Veranstaltungen wie die Butter auf’s Brot. Geht zwar auch ohne, ist dann aber eine recht fade Angelegenheit.
Gehörst Du auch noch zu denen, die in der Nacht vor Messebeginn zahlreiche Pressemappen gepackt haben? Ich kann mich gut dran erinnern.
Die Pressemitteilung musste in mindestens zwei Sprachen ausgedruckt werden, dann mit den Unternehmens- oder Produktbroschüren zusammen in eine Mappe gepackt und vorne noch die Visitenkarten rein. Und am Ende waren eh‘ alle Sprachen vertauscht und wenn der Journalist am Messestand war hat auch keiner mehr die Mappen gefunden.

So war das in den 2000ern…

Heute geht das anders

Gedruckt wird nichts mehr. Ist ohnehin alles online zu finden.
Aber irgendwas will man dem Journalisten doch mitgeben – ausser einer Webadresse.
Da bieten sich die Pressemappen auf USB-Stick an, was heute gang und gäbe ist.

Ganz besonders charmant fand ich ein Exemplar, welches ich neulich gesehen habe: Der USB-Stick ist wie ein Clip an der Visitenkarte angebracht. So geht er nicht verloren und  der Journalist sieht gleich, wer sein Ansprechpartner ist.

Wichtiger als das ist aber: Was sollte auf dem USB-Stick enthalten sein.

Was gehört in eine digitale Pressemappe auf USB-Stick?

Grundsätzlich gilt mal: soviel wie nötig, so wenig wie möglich!

Es besteht die Versuchung, alles Mögliche und Unmögliche auf den Stick zu pressen. Und überfrachtet den Journalisten dann mit Informationen.

Ich denke, enthalten sein sollte:

• die aktuelle Pressemitteilung
• falls vorhanden und relevant ein (Produkt-) Flyer zu dem aktuellen Vermarktungsthema
• relevante Bilder
• ggfs. eine Unternehmensbroschüre
• Liste der Ansprechpartner

Noch ein Wort zu den Sprachen und der Dateiorganisation

Nicht nur der Inhalt, auch die Form ist entscheidend. So bietet es sich an, die Unterlagen auch gleich in mehreren Sprachen zur Verfügung zu stellen. Das spart den Aufwand, unterschiedliche Sticks erstellen (und verwalten) zu müssen.

Allerdings sollten die sprachlich unterschiedlichen Dokumente in verschiedenen Unterordnern auf dem Stick abgespeichert sein. Der Journalist erkennt dann gleich, in welchem Ordner er für ihn relevante Unterlagen findet.

Ich persönlich bin auch ein Freund davon, weitere Unterordner anzulegen und da  jeweils die Pressemitteilung, Bilder, Broschüre, … abzulegen. So hat alles seine Ordnung.

Zur Ordnung gehört auch, dass die Dateinamen sprechend und nach einer einheitlichen Logik aufgebaut sind. Das hilft dem Journalisten ebenfalls, schnell und gezielt die Infos zu finden, die er sucht. (Es versteht sich hoffentlich von selbst, dass englische Version der Pressemitteilung nicht den Begriff „Pressemitteilung“ im Dateinamen trägt, sondern das englische Pendant „press release“.)

Was sonst noch zu beachten ist

Auch wenn digitale Pressemappen auf USB-Sticks fast schon Wegwerfartikel sind: Achte auf die Qualität des USB-Sticks – es gibt technische Unterschiede und es muss nicht der billigste USB-Stick sein (der teuerste aber auch nicht!). Es wäre schade, wenn der interessierte Journalist auf Grund von technischen Schwierigkeiten nicht auf deine spannenden Informationen zugreifen kann.

Deshalb: die Inhalte der Pressemappe auf dem USB-Stick sollten auch online verfügbar sein. Deine Homepage hat doch sicherlich einen eigenen Pressebereich, oder?

Und noch ein netter Nebeneffekt: Die mit dem Unternehmenslogo versehenen USB-Sticks sind auch gleich ein schönes Werbemittel.