Noch mehr Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Stoppuhr für ZeitmanagementZeitmanagement, der effektive und effiziente Umgang mit der verfügbaren Zeit, wird immer wichtiger. Gerade im Job wird immer mehr Leistung erwartet. Definiert man dann noch Leistung = Arbeit pro Zeit, so wird deutlich, das zwangsweise immer weniger Zeit zur Verfügung steht, um die Arbeit zu erledigen. Ein effektives Zeitmanagement kann Dir dabei helfen, auch in Zukunft erfolgreich zu bleiben.

Im dem vorherigen Beitrag findest Du die ersten fünf Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Hier folgen nun die nächsten fünf, beginnend mit Nummer sechs.

6. Delegieren: Der beste macht’s

Eine Methode, sich mehr Zeit zu verschaffen, besteht darin, nicht alles selber zu machen.

  • “Delegieren” heisst das Zauberwort. Delegieren können aber nicht nur Chefs – auch Du kannst überlegen, welche Aufgaben Du selber erledigen willst oder ob es jemanden gäbe, der vielleicht besser dafür geeignet wäre. Im Gegenzug hat derjenige vielleicht eine Aufgabe, für die Du besser geeignet bist und schneller erledigen kannst – in Summe haben dann beide gewonnen.
  • Du kannst aber auch überlegen, ob Du Dir Zeit einkaufst – musst Du wirkliche jeden Samstag Rasenmähen? Kann das nicht Nachbarsjunge für 10€ machen? Du kannst für Dich abwägen, was Dir mehr Wert ist – 10€ oder die Zeit am Samstag nachmittag? (Dasselbe Gedankenspiel funktioniert auch mit Handwerkern.)
  • Und lerne “Nein” zu sagen – es ist gar nicht so schwer, wie Du meinst. Ein “Nein” muss nicht unhöflich gegenüber dem anderen sein – mit der richtigen Begründung wird jeder verstehen, warum Du jetzt nicht helfen kannst.

7. Abschirmen und in Ruhe arbeiten

In diese Richtung geht auch der nächste Tipp zum Zeitmanagement: Du musst nicht immer erreichbar sein. Um effizient zu arbeiten, musst Du konzentriert arbeiten. Dazu brauchst Du Ruhe. Nur so hast Du die Chance in den “Flow” zu kommen, wenn Du so konzentriert bist, dass Du Raum und Zeit vergisst und hochgradig produktiv bist. (Jugendliche kennen diesen Zustand, wenn sie Computerspielen 😉 )

Ziehe Dich zurück, wenn Du in Ruhe arbeiten willst oder musst. Dazu kannst Du z.B.

  • Deinen Terminkalender mit einem Termin mit Dir selber belegen
  • Dich in ein Besprechungszimmer verziehen
  • wenn möglich, im Homeoffice arbeiten (vorausgesetzt, da hast Du auch wirklich Ruhe)
  • eine App wie “Offtime” nutzen: Sperrt – je nach Kontext – bestimmte Smartphonefunktionen. Bei der Arbeit kann bspw. Facebook geblockt werden, bist Du mit der Familie unterwegs, so werden nur bestimmte Anrufe durchgelassen.
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8. Wie Du mir, so ich Dir: Rücksicht nehmen hilft allen

Es gibt nicht viele Verhaltensweisen anderer, die mich nerven. Eine davon ist aber, wenn andere über meine Zeit verfügen.

So wie Du Dein Zeitmanagement optimieren willst, wollen das Deine Kollegen wahrscheinlich auch. Nimm daher Rücksicht, wie Du mit der Zeit anderer umgehst:

  • Vermeide das kurzfristige Verlegen oder das Überziehen von Terminen.
  • Versuche Deadlines einzuhalten, damit Deine Kollegen rechtzeitig mit Deinen Ergebnissen weiterarbeiten können.
  • Liefere gute Qualität in Deiner Arbeit ab – auch das spart anderen Zeit (und Dir bei der Nacharbeit).

Wenn Du Rücksicht nimmst, so werden Deine Kollegen auch Rücksicht nehmen.

9. Telefonieren statt mailen kann Zeit und Nerven sparen

Eigentlich sollte man meinen, dass es einfacher und schneller ist, eine Mail zu schreiben anstatt zu telefonieren. Diese Form der asynchronen und 1:n Kommunikation ist genau für diese Zwecke gut geeignet – wenn es

  • asynchron ist – also das Senden und Empfangen der Nachricht zeitversetzt erfolgen kann: Der Empfänger muss nicht in dem Moment, wenn ich die Nachricht schreibe, diese lesen, sondern kann das später tun.
  • 1:n ist – also ein Sender und viele Empfänger an der Kommunikation teilnehmen.

Oftmals werden E-Mails jedoch für eine (nahezu) synchrone Kommunikation zwischen zwei Leuten verwendet (wenn die zahlreichen “in Kopie”-Empfänger mal vernachlässigt). Das führt zu einem Mail-Ping-Pong und häufig Missverständnissen.

Da wäre es angebracht, mal den Hörer in die Hand zu nehmen und den Kollegen anzurufen – denn das Telefon ist für die synchrone 1:1-Kommunikation gedacht. Sachverhalte lassen sich im Dialog einfach besser, konzentrierter und schneller klären als in langen Mail-Texten.

Nun kann es natürlich sein, dass der Gesprächspartner nur schwer zu erreichen ist und die Rückrufwünsche zwischen den Mailboxen hin und her fliegen. Das ist unproduktiv – aber auch hier gibt es Abhilfe: vereinbare einfach einen Telefontermin!

Und nicht zu vergessen: miteinander reden (statt nur voneinander zu lesen) ist auch gut für das soziale Miteinander – denn wir sind nach wie vor Menschen und keine Maschinen.

10. Erfolge geniessen – Energie tanken: auch das ist Zeitmanagement

Und zu guter Letzt: Belohne Dich selber und feiere Erledigtes als Erfolg. Das ist gut für die Motivation und gibt Dir Kraft und Energie, die nächsten Aufgaben anzugehen.

Deswegen sind To-do-Listen auch so eine schöne Sache: Ist etwas erledigt, so kannst Du die Aufgabe kräftig durchstreichen oder einen schönen Haken davor machen.

Check – erledigt!

Was sind Deine Geheimtipps zum erfolgreichen Zeitmanagement? Teilst Du sie hier?
Über Christoph (185 Posts)

betreibt Marktding.de. Ausserdem ist er B2B-Marketer und Stratege mit einer Vorliebe für Wachstumsstrategien und der Entwicklung und Vermarktung von Dienstleistungen und technischen Produkten. Sein besonderes Faible gilt der Entwicklung von produktbegleitenden Dienstleistungen. Mehr über Christoph hier im Blog.


Zuletzt aktualisiert am 28.03.2015

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