5 Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Stoppuhr für Zeitmanagement“Die Zeit ist Dein Kapital, jede Minute muss Dir Zinsen bringen” ist schon 1908 die Lebensphilosophie von August Oetker gewesen. Die Bedeutung des Zeitmanagement hat seitdem nicht abgenommen, sondern zugenommen. Zeit wird gefühlt immer knapper, sie will immer besser ausgenutzt werden.

Ob das nun gut oder schlecht ist, oder was die Gründe dafür sind und warum das so ist – darüber gibt es schon viele andere Blogs und Artikel. Dazu will ich mich nicht auslassen, sondern Dir hier und im folgenden Beitrag 10 Maßnahmen vorstellen, die – alleine oder in Kombination – zu einem effektiveren Umgang mit Deiner Zeit führen können.

Grundsätzlich stehen Dir drei Hebel, oder sagen wir “Ressourcen”, für Dein Selbstmanagement zur Verfügung: Zeit, Geld und Lust. Die können sich gegenseitig beeinflussen. Mit Geld (z.B. in Form einer Spülmaschine) kannst Du Dir Zeit (Spülen entfällt) kaufen. Ob Dir allerdings das Spülmaschine ein- und ausräumen per Hand mehr Spass als das Spülen per Hand macht, vermag ich nicht zu beurteilen 😉

In jedem Fall gilt: wenn Du keine Lust (=Energie) hast, etwas zu tun, kann das Zeitmanagement auch nicht mehr viel retten.

Welche Maßnahmen und Methoden gibt es denn, Deine Zeit optimal zu nutzen?

1. Ziele: Die Richtung muss klar sein

Mit den Zielen fängt alles an. Wenn Du kein Ziel hast gibt es nichts was Du erreichen willst, und auch keinen Grund, Deine Zeit zu “managen”. Die Ziele weisen Dir den Weg der Reise und zum Ergebnis, Dein Handeln kannst Du an den Zielen ausrichten. Sie sind wie das Licht im Leuchtturm, welches Dir Orientierung gibt.

So wie Alltagsprobleme in den Hintergrund rücken, wenn man plötzlich große Sorgen hat, so sollen die großen Ziele die kleinen Ziele im Leben überschatten. Es ist wie mit den großen und kleinen Kugeln im Glas…

Oder wie mit den Bildern von Roy Lichtenstein – aus der Nähe betrachtet sind es nur Farbpunkte, aus der Distanz ergibt sich das ganze Bild.

2. Vorbereitung ist das A und O beim Zeitmanagement

Wenn Du Deine Zeit effektiv nutzen willst, so musst Du Dich vorbereiten. Plane am Abend oder früh am Morgen, was Du am Tag erledigen willst. Gehe nicht unvorbereitet in Termine – und zwinge andere ebenfalls dazu: Gibt es eine Agenda? Was ist das Ziel der Besprechung? Wer nimmt teil / sollte teilnehmen?

Und gehe nicht in ein Meeting, wenn Du nichts beitragen kannst – lies dann später einfach das Protokoll, dass geht schneller. Auch das gehört zum erfolgreichen Zeitmanagement.

3. Prioritäten setzen: Wichtig oder dringlich?

Überlege Dir immer, was wichtig ist (um Deine Ziele zu erreichen). Und konzentriere Dich darauf. Dazu hilft Die die Eisenhower-Matrix, die Deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert sowie das Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel): Mit 20% der der Zeit und Energie erreichst Du 80% des Ergebnisses. Für die restlichen 20% müsstest Du 80% der Zeit aufwenden. Manchmal reicht eben eine 80%-Lösung.

4. Tätigkeiten bündeln reduziert Rüstzeiten

Aus der Produktion kennt man die Rüstzeiten: Wenn man eine Maschine oder Produktionsstrasse in Arbeit versetzen will, so muss man diese erst vorbereiten. Bei Bürotätigkeiten ist es nicht anders: Du musst Die Unterlagen zusammensuchen, Dateien öffnen, Dich wieder in den Sachverhalt eindenken, bevor es losgehen kann.

Wenn Du konzentriert arbeiten willst, so reduziere die “Rüstzeiten”. Versuche gleiche Tätigkeiten zu bündeln und jede Aufgabe nur 1-mal anzufassen und gleich zu Ende zu bringen. Alles andere kostet unnötig Zeit.

Bei ähnlichen Aufgaben kannst Du diese bündeln: Setze Dir z.B. nur zwei Zeitpunkte am Tag um E-Mails zu bearbeiten oder Telefonate zu erledigen.

5. Vereinfachen: Auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt

Eines der großen Probleme, die ich immer wieder sehe, dass man eine große/schwierige/komplexe Aufgabe sehr lange und respektvoll umkreist und sich gar nicht an sie herantraut. Das ist nur allzu verständlich und geht sicher vielen Leuten so. Kostet aber verdammt viel Zeit und Energie. Und erledigt ist es dann immer noch nicht.

Ein Weg zur Abhilfe wäre, die eine große Aufgabe in viele kleine, harmlose zu zerlegen. Nimm Dir die Zeit und überlege Dir: Was wäre der nächste Schritt. Und dann der nächste Schritt. Und dann. Und so weiter.

Damit verlieren große Aufgaben ihre Größe. Und Du gewinnst Effektivität im Zeitmanagement.

Dieses Prinzip ist die Basis der Produktivitätsmethode Getting things done (GTD), bei welcher u.a. die “Next Steps” definiert werden.

Sehr schön anschaulich erklärt das “Beppo Strassenfeger” im Film “Momo”:

“Man darf nie an die ganze Straße auf einmal denken. Man muß nur an den nächsten Schritt denken, an den nächsten Atemzug, an den nächsten Besenstrich. […] Auf einmal merkt man, daß man Schritt für Schritt die ganze Straße gemacht hat. Man hat gar nicht gemerkt wie, und man ist nicht außer Puste.”

Soviel zu den ersten fünf Tipps für erfolgreiches Zeitmanagement. Hier geht’s zum zweiten Teil mit den nächsten fünf Tipps.
Über Christoph (185 Posts)

betreibt Marktding.de. Ausserdem ist er B2B-Marketer und Stratege mit einer Vorliebe für Wachstumsstrategien und der Entwicklung und Vermarktung von Dienstleistungen und technischen Produkten. Sein besonderes Faible gilt der Entwicklung von produktbegleitenden Dienstleistungen. Mehr über Christoph hier im Blog.


Zuletzt aktualisiert am 30.03.2015

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One Response to 5 Tipps für ein besseres Zeitmanagement

  1. Michael 25. März 2015 at 15:06 #

    Das Zeitmanagement ist auch im Unternehmen eine immer wichtigere Sache. Um beispielsweise Meetings effizienter zu gestalten, nutzen wir RS TaskGroup. So können Meetings in wenigen Schritten geplant werden, die Teilnehmer können aus der Software heraus eingeladen werden (und direkt Ihre Teilnahme bestätigen), die Aufgaben werden direkt während des Meetings verteilt und man ist immer über den Status der Meeting Ziele informiert. Für uns eine wirklich gelungene Sache. Näheres kann man sich hier anschauen: https://www.raikosoft.de/meeting-und-besprechungs-protokoll/

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